Les 7 étapes pour obtenir votre approbation éthique

Les 7 étapes à suivre pour obtenir votre approbation éthique sont présentées ci-bas.

Il vous est conseillé de vous familiariser avec le formulaire de demande d’approbation éthique qui se trouve sur la plateforme NAGANO le plus rapidement possible. Vous serez ainsi en mesure de connaitre ce que le formulaire exige comme réponses et de vous y préparer graduellement. Votre direction de recherche est responsable de vous soutenir dans vos démarches éthiques et sera en mesure de répondre à vos questions.

Le formulaire de demande d’approbation éthique exige du temps, puisqu’il comporte plusieurs sections et il demande également une part de réflexion. En fonction du niveau de risque que votre projet fait porter aux participantes, participants, le temps d’évaluation peut prendre 4 semaines ou plus à partir du moment ou il est jugé complet par le comité.

RAPPEL: La certification éthique doit être valide tout au long de la réalisation de votre projet de recherche, du recrutement des personnes participantes jusqu’au dépôt final. Un certificat non renouvelé ne sera plus considéré comme valide.

1. Rencontrer votre direction de recherche

Votre direction de recherche est responsable de vous offrir l’encadrement et le soutien concernant l’éthique de la recherche tout au long de la réalisation de votre projet, c’est-à-dire de la conception du projet jusqu’au dépôt final de votre mémoire ou thèse.

Vous pourrez discuter avec votre direction de recherche pour déterminer quel type de formulaire est associé à votre projet de recherche (pour des données primaires, secondaires, les deux ou pour faire une demande de reconnaissance de certification).

Votre direction de recherche doit prendre connaissance de votre demande d’approbation éthique et des documents afférents et en approuver le contenu. Elle doit s’engager à s’assurer que votre projet de recherche est mené dans le respect des normes et politiques de l’UQAM et en conformité avec les principes et recommandations de l’Énoncé de politique des trois Conseils: Éthique de la recherche avec les êtres humains.

Il n’en demeure pas moins qu’en tant que chercheuse ou chercheur principal, vous êtes responsable de la conduite de votre projet de recherche sur le plan éthique. Vous êtes responsable de suivre les règles de l’EPTC 2 et d’effectuer les suivis continus (modifications, renouvellement et rapport final) auprès de votre comité d’éthique de la recherche.

2. Vous assurer que votre projet est conforme sur le plan scientifique

Votre projet de recherche doit avoir été évalué et approuvé d’abord sur le plan scientifique avant d’être évalué sur le plan éthique. L’approbation scientifique du projet de recherche varie selon les programmes. Pour connaitre les procédures spécifiques à votre programme, veuillez contacter votre sous-comité d’admission et d’évaluation (SCAE). 

Vous devrez ensuite joindre à votre demande d’approbation éthique le formulaire Projet de recherche étudiant impliquant des êtres humains nécessitant une approbation éthique signé par votre SCAE ou l’instance déléguée, qui confirme que votre projet nécessite une approbation éthique et qu’il a été reçu et approuvé sur le plan scientifique.

Télécharger le formulaire à faire compléter par le SCAE ou l’instance déléguée

À qui faire remplir le formulaire?

3. Obtenir le certificat de la formation en éthique de la recherche

La réussite du didacticiel d’introduction à l’EPTC 2 est exigée à toutes les personnes étudiantes. Cette formation permettra d’acquérir les  connaissances minimales nécessaires en éthique de la recherche pour compléter le processus de certification éthique et pour conduire un projet de recherche selon les principales exigences éthiques.

La formation est d’une durée de plus ou moins 4 heures.

Accéder à la formation : Cliquez ici

4. Remplir votre demande en ligne

Pour remplir votre formulaire de demande d’approbation éthique, rendez-vous sur la ­­plateforme NA­­GANO de l’UQAM.

Pour vous créer un projet dans la plateforme, vous devrez d’abord déterminer quel type de formulaire vous devez remplir.

Collecte de données primaires : (ex. entrevues semi-dirigées, faire remplir des questionnaires, etc.)

Utilisation secondaire de données :(ex. Consultation d’archives personnelles, données collectées initialement pour un autre projet, etc.)

Projet comportant une collecte de données primaires ET une utilisation secondaire de données

Projet ayant reçu un certificat éthique d’un autre comité de la recherche (aussi appelé demande de reconnaissance)

Vous pourrez annexer au formulaire tous les documents nécessaires (certificat d’accomplissement de la formation FER-2022, formulaire d’approbation scientifique de votre direction de programme (SCAE), formulaire de consentement, lettre d’information aux participantes, affiche de recrutement, questionnaire, grille d’entrevue, etc.).

Important: Avant de soumettre votre demande, vous devrez vous assurer que votre direction de recherche a lu, révisé et approuvé votre demande et que le tout est conforme. La signature de la co-direction de recherche est également requise dans la même section, le cas échéant.

* Relire votre demande plusieurs fois, une bonne idée! Cela permet de relever des incohérences entre les différents documents, qui sont souvent responsables d’une demande retournée.

* Si des sections obligatoires du formulaire ne sont pas complétées, la plateforme ne permettra pas le dépôt de votre dossier.

5. Le CERPÉ-FSH vérifie si votre demande est complète et conforme

Le CERPÉ-FSH vérifiera si tous les documents nécessaires à l’évaluation de votre dossier ont bien été joints à votre demande. Il s’assurera également que le dossier est suffisamment clair, détaillé et cohérent pour permettre au comité de faire une évaluation éclairée du projet de recherche sur le plan éthique.

Il vous retournera votre demande s’il manque des documents, des informations, ou s’il y a des informations contradictoires dans votre formulaire et dans les documents joints. Le processus d’évaluation sera alors retardé de plusieurs jours, voire de plusieurs semaines dans certaines situations.

Une fois cette étape complétée, votre dossier sera envoyé en évaluation.

6. Le CERPÉ-FSH évalue votre demande

Il y a deux types d’évaluation : évaluation en mode délégué et évaluation en comité plénier.

Si le risque pour les personnes participantes est minimal*, votre demande sera évaluée en mode délégué (par deux évaluatrices, évaluateurs puis revue par la présidence). Il n’y a aucune date limite pour déposer une demande dont le risque est minimal pour les personnes participantes (à part lors des périodes de vacances: voir l’information dans la section babillard de la page d’accueil du CERPÉ-FSH). Cette évaluation prend environ 4 semaines, si le dossier est complet.

Toutefois, si le risque pour les personnes participantes est supérieur à celui auquel la vie quotidienne les expose et/ou si les personnes participantes sont des personnes inaptes ou mineures, votre demande sera évaluée en comité plénier (ensemble des membres du comité). L’étudiante, l’étudiant doit s’assurer de déposer sa demande minimalement un mois avant l’une des dates de rencontre du comité plénier du CERPÉ-FSH. (Voir le calendrier des comités pléniers du CERPÉ-FSH.)

Il y a trois résultats possibles à l’évaluation initiale de votre demande: l’approbation, la demande de modifications ou le refus.

Approbation: le certificat d’approbation éthique est délivré automatiquement à l’étudiante, l’étudiant. Dans certains cas, des commentaires ou suggestions des évaluatrices, évaluateurs sont inclus.

Demande de modifications: l’étudiante, l’étudiant et sa direction de recherche sont avisés, par un message de NAGANO, que des commentaires et demandes de modifications ont été émis par le comité. Après avoir répondu à chacune des demandes de modifications, l’étudiante, l’étudiant pourra soumettre sa demande modifiée. Cette seconde évaluation prendra environ deux semaines. À cette fin, le CERPÉ-FSH demande aux personnes étudiantes de prévoir plusieurs semaines entre le moment où ils soumettent leur demande et le début du recrutement des personnes participantes ou de la cueillette de données.

Refus: le projet est refusé, car le comité d’éthique y voit des enjeux ne permettant pas la réalisation du projet. Dans ce cas, une rencontre sera prévue entre la présidence, la personne étudiante et sa direction de recherche pour assurer une compréhension commune du projet et des enjeux éthiques associés. Si les enjeux éthiques demeurent trop importants pour la réalisation du projet, le dossier sera alors fermé dans l’application NAGANO, ce qui demandera de reprendre le processus avec une nouvelle demande.

Un courriel sera envoyé par la plateforme NAGANO pour indiquer le résultat de l’évaluation du dossier. Il ne faut pas s’attendre à recevoir un courriel de la part du CERPÉ-FSH pour signaler un dépôt retourné. Il est conseillé de consulter régulier la plateforme NAGANO pour faire le suivi de l’évaluation du projet.

*Risque minimal : Le risque minimal renvoie à un protocole de recherche où la probabilité et la gravité des préjudices éventuels découlant de la participation à la recherche ne sont pas plus grandes que celles des préjudices inhérents aux aspects de la vie quotidienne de la participante, du participant.

7. Le CERPÉ-FSH approuve votre demande

Vous détenez une certification éthique pour votre projet de recherche, valide pour 1 an. Vous pouvez maintenant débuter votre projet de recherche!

N’oubliez pas les suivis continus! La certification éthique doit être valide tout au long de la réalisation de votre projet, du recrutement des personnes participantes jusqu’au dépôt final. Un certificat non renouvelé ne sera plus considéré comme valide. 

Voir la section du site sur les suivis continus pour davantage d’information.

La vidéo suivante présente un résumé des sept étapes pour obtenir votre approbation éthique:

Veuillez noter que ces références et documents sont modifiables sans préavis. Dans le doute ou pour obtenir davantage d’information, n’hésitez pas à communiquer avec le CERPÉ-FSH à l’adresse suivant : cerpe.fsh@uqam.ca.

Faculté des sciences humaines de l’UQAM

Incontournable du domaine des sciences humaines et sociales, la Faculté des sciences humaines de l’UQAM propose des programmes d’études solidement ancrés tant sur le plan théorique qu’empirique. Elle offre un milieu universitaire dynamique, stimulant et inclusif propice à la réalisation de recherches novatrices, à la liberté intellectuelle et à la démocratisation des savoirs.

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