Rôles et responsabilités des personnes et instances impliquées dans le processus d’évaluation éthique

Le délai d’émission du certificat dépend bien entendu du résultat de l’évaluation. Si le CERPÉ FSH juge le projet conforme au plan éthique, le certificat est émis sans plus attendre. Si des modifications sont requises (ce qui est le plus souvent le cas), le délai dépend de la nature des modifications et de la célérité de l’étudiant.e et de sa direction/codirection ou supervision de recherche à modifier le projet et le soumettre de nouveau au CERPÉ FSH.

Sélectionnez l’étape qui vous intéresse pour connaître les rôles et responsabilités des personnes et instances impliquées et/ou consultez le schéma du processus d’évaluation éthique.

Élaboration du projet de recherche

Étudiante, étudiant
Vous devez discuter avec votre direction/codirection/supervision de recherche des questions et préoccupations éthiques liées à votre projet.

Si votre recherche doit être menée en tout ou en partie à l’extérieur du Canada, informez-vous des règles en vigueur, le cas échéant, en matière de recherche avec des participants humains dans le ou les pays concernés. Vous pouvez à cet égard consulter le Répertoire international des règlementations sur l’éthique produit par le gouvernement des États-Unis. En l’absence de réglementation dans le ou les pays où vous comptez mener votre recherche, l’Énoncé de politique des trois conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains (EPTC) prévaut. Si des règles existent mais qu’elles sont moins strictes que l’EPTC, c’est aussi l’EPTC qui prévaut.

Suivez la Formation à l’éthique de la recherche offerte en ligne (obligatoire avant de pouvoir soumettre votre demande d’évaluation éthique au CERPÉ FSH).

En tout temps, vous pouvez vous adresser à la coordonnatrice du CERPÉ FSH pour des informations supplémentaires.

Direction/codirection/supervision de recherche 
Discutez avec l’étudiante, l’étudiant des questions et préoccupations éthiques liées à son projet de recherche et proposez-lui des lectures qui pourront guider sa réflexion et la préparation de son projet.

CERPÉ FSH
La coordonnatrice du CERPÉ FSH est disponible pour répondre aux questions et pour recommander au besoin des lectures pertinentes.

Approbation du projet de recherche par le programme ou ce qui en tient lieu

Étudiante, étudiant
Informez-vous de la procédure en vigueur dans votre programme pour que votre projet de recherche soit approuvé au plan scientifique. Cette étape – qui est souvent liée à la réussite d’un cours, tel que Projet de mémoire, Projet de recherche doctorale, Activité de recherche, etc. – doit être complétée avant que vous puissiez soumettre votre demande d’évaluation au CERPÉ FSH.

Direction/codirection/supervision de recherche
Assurez-vous que le projet de recherche sera dûment évalué au plan scientifique, selon les procédures en vigueur dans le programme. L’étudiant.e ne peut soumettre son projet au CERPÉ FSH avant que cette étape ait été réalisée. Pour mémoire, dans la majorité des programmes, l’approbation scientifique du projet de recherche est liée à la réussite d’un cours, tel que Projet de mémoire, Projet de recherche doctorale, Examen de projet, Examen de synthèse, Activité de recherche, Projet de stage, etc. Dans le cas du baccalauréat en psychologie, cette approbation est accordée par les professeurs responsables de l’activité Thèse de spécialisation mandatés par la direction de programme. Peu importe les cas, il revient à la direction du programme de déterminer la procédure et d’informer par écrit le CERPÉ FSH de chaque projet nécessitant une évaluation éthique.

Direction de programme ou ce qui en tient lieu
Vous êtes responsable d’approuver le projet au plan scientifique, selon la procédure en vigueur dans votre programme, et d’informer par écrit le CERPÉ FSH des projets étudiants qui nécessitent une évaluation éthique. L’approbation scientifique – qui est souvent liée à la réussite d’un cours, tel que Projet de mémoire, Projet de recherche doctorale, Activité de recherche, etc. – doit précéder le dépôt de la demande d’évaluation au CERPÉ FSH.

CERPÉ FSH
La coordonnatrice du CERPÉ FSH est informée par les programmes des projets nécessitant une évaluation éthique. Cette information est conservée. Elle permet de vérifier que les projets reçus au CERPÉ FSH ont bien été approuvés par les programmes et qu’ils sont donc prêts à être évalués au plan éthique.

Préparation de la demande à transmettre au CERPÉ FSH

Étudiante, étudiant
Rendez-vous sur la plateforme eReviews pour ouvrir une session et créer une nouvelle demande. Familiarisez-vous avec les sections de la demande qui devront être complétées. Prenez connaissance des divers documents qui devront être attachés afin d’en commencer dès à présent la rédaction (affiche ou courriel ou scénario téléphonique de recrutement, questionnaire, sondage, grille d’entretien de groupe ou de discussion, entende de confidentialité, formulaire de consentement). Consultez aussi les exemples de formulaire de consentement et d’entente de confidentialité que nous fournissons.

Prévoyez un Plan de gestion des données (PGD). Le PGD permet de faire le point sur le type de données qui seront recueillies, la convention de nomenclature qui sera pertinente, l’espace de stockage requis, les outils et lieux de stockage, les modalités de partage et de conservation des données, les stratégies assurant la sécurité des données, etc. Ces considérations sont non seulement importantes pour faciliter et organiser le travail, mais certaines d’entre elles sont incontournables pour assurer la conformité éthique de la recherche. Voir l’assistant de PGD Portage.  À noter que ceci n’est pas requis par le CERPÉ FSH et qu’il s’agit bien d’une suggestion.

Direction/codirection/supervision de recherche
Assurez-vous de suivre et conseiller l’étudiante, l’étudiant pendant la préparation de la demande d’évaluation de sorte que vous soyez de part et d’autre satisfaits du projet, des documents qui seront soumis et de la qualité générale de la demande.

CERPÉ FSH
La coordonnatrice du CERPÉ FSH est disponible pour répondre aux questions et pour recommander au besoin des lectures pertinentes.

Transmission de la demande au CERPÉ FSH

Étudiante, étudiant
Avant de transmettre la demande, assurez-vous de vérifier ou de faire vérifier la grammaire et l’orthographe.

Si une autorisation est requise d’un organisme ou d’une personne pour que vous puissiez mener votre recherche, assurez-vous d’avoir une autorisation écrite et de la joindre à votre demande.

Réception de la demande par le CERPÉ FSH

CERPÉ FSH
Dès réception de la demande, la coordonnatrice du CERPÉ FSH procède à une première vérification. Si la demande est incomplète ou que des précisions sont requises, l’étudiante, étudiant en est informé aussitôt et est invité à compléter son document avant de le soumettre de nouveau.

Dès que la demande est jugée complète, un message est automatiquement transmis à la direction/codirection/supervision de recherche afin d’obtenir son/leur approbation.

Approbation de la direction/codirection/supervision de recherche

Direction/codirection/supervision de recherche
Sur réception du message automatisé vous invitant à approuver le projet de l’étudiante, veuillez procéder le plus rapidement possible. Le projet ne pourra être évalué par le CERPÉ FSH avant que votre approbation soit confirmée via la plateforme eReviews.

Évaluation par le CERPÉ FSH

CERPÉ FSH
La présidente du CERPÉ FSH détermine le type d’évaluation requis par le projet. Un projet qui ne comporte pas ou peu de risques pour les participantes, participants sera généralement soumis à une évaluation dite déléguée (soit réalisée par deux membres du CERPÉ FSH choisis en fonction de leur expertise, mais n’ayant bien entendu aucun lien avec l’étudiante, l’étudiant sa direction/codirection/supervision de recherche ou l’instigateur du projet, le cas échéant), tandis qu’un projet qui comporte des risques au-delà du risque minimal sera évalué par l’ensemble des membres du CERPÉ FSH à l’occasion de l’un des comités pléniers. Le délai d’émission du certificat est donc variable. Tout dépend de la nature du projet et de la diligence des personnes concernées à effectuer rapidement les actions requises.

Au terme de l’évaluation, le projet est, selon les cas: approuvé immédiatement (le certificat est alors émis et l’étudiant.e peut débuter le recrutement des participant.e.s ou accéder à des renseignements sur des participant.e.s), approuvé sous réserves de modifications à être vérifiées par la présidente du CERPÉ FSH (auquel cas l’étudiant.e est informé.e des modifications requises, lesquelles pourront être apportées en modifiant le formulaire en ligne. Les étapes IV, V et VI seront alors répétées, puis la présidente vérifiera que les modifications ont bien été apportées et, le cas échéant, le certificat sera émis), ou refusé (une nouvelle demande devra alors être faite. À noter que l’étudiant.e peut aussi faire appel de cette décision auprès du Comité institutionnel d’éthique de la recherche avec des êtres humains).

Production du rapport annuel

Étudiante, étudiant
Vous êtes tenue, tenu de produire un rapport annuel jusqu’au moment du dépôt de votre travail de recherche. Ainsi, même si vous avez terminez la collecte et l’analyse de vos données et que vous ne comptez avoir aucun contact avec les participantes, participants et même si votre recherche repose sur une utilisation secondaire de données, vous êtes tout de même responsable de compléter annuellement un rapport de suivi (sur la plateforme eReviews) et de le transmettre au CERPÉ FSH. Voir la procédure préparée par le Service de la recherche et de la création.

Direction/codirection/supervision de recherche
Vous serez invité.e à vérifier sur eReviews le contenu du rapport annuel complété par l’étudiant.e et à l’approuver.

CERPÉ FSH
La coordonnatrice du CERPÉ FSH reçoit le rapport annuel, s’assure de sa conformité et procède au renouvellement de la certification éthique.

Production de la déclaration de modification

Étudiante, étudiant
Si des modifications doivent être apportées au projet en cours ou qu’un élément imprévu est susceptible de nuire à la protection des participantes, participants et de contrevenir au respect des règles d’éthique, vous devez en informer le CERPÉ FSH en complétant le formulaire prévu à cette fin (sur la plateforme eReviews). Voir la procédure préparée par le Service de la recherche et de la création. S’il s’agit de modifications particulièrement mineures (par exemple l’ajout de quelques questions peu sensibles ou l’augmentation de l’âge de participantes, participants majeurs), vous pouvez attendre d’intégrer cette information à votre rapport annuel.

Direction/codirection/supervision de recherche
Vous serez invité.e à vérifier sur eReviews le contenu de la déclaration de modification complétée par l’étudiant.e et à l’approuver.

CERPÉ FSH
La coordonnatrice du CERPÉ FSH reçoit la déclaration de modification et la transmet à la présidente du CERPÉ FSH, qui s’assure de sa conformité.

Production du rapport final et dépôt du travail de recherche

Étudiante, étudiant
Lorsque votre travail de recherche est près d’être déposé pour évaluation, vous devez transmettre au CERPÉ FSH un rapport final (sur la plateforme eReviews). Voir la procédure préparée par le Service de la recherche et de la création. Suite à l’approbation de la direction de recherche et celle de la présidente du CERPÉ FSH, un avis de conformité vous sera transmis que vous devrez annexer à votre travail avec votre certificat d’éthique.

Dans le cas où des modifications majeures vous seraient demandées par le jury d’évaluation de votre travail de recherche, vous devrez temporairement réactiver votre certificat d’éthique. Il faudra alors transmettre au CERPÉ FSH une déclaration de modification dans laquelle vous expliquerez la situation.

Direction/codirection/supervision de recherche
Vous serez invité.e à vérifier sur eReviews le contenu du rapport final complété par l’étudiant.e et à l’approuver.

Si des modifications majeures sont demandées à l’étudiante, étudiant par son jury d’évaluation, le certificat d’éthique devra être temporairement réactivé. L’étudiante, étudiant devra alors transmettre au CERPÉ FSH une déclaration de modification expliquant la situation.

Direction de programme ou ce qui en tient lieu
Vous êtes responsable de vous assurer que l’étudiante, l’étudiant joigne à son travail de recherche l’avis de conformité (émis par le CERPÉ FSH suite à la réception du rapport final de l’étudiant.e) et le certificat d’éthique.

Dans le cas où des modifications majeures seraient demandées par le jury d’évaluation à l’étudiante, l’étudiant, celle-ci/celui-ci devra temporairement réactiver son certificat d’éthique en transmettant au CERPÉ FSH une déclaration de modification expliquant la situation.

CERPÉ FSH
La coordonnatrice du CERPÉ FH reçoit le rapport final, s’assure de sa conformité et émet un avis de conformité à l’étudiant.e.

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Renseignements
Julie Sergent
514 987-3000, poste 3642
Conseillère en éthique de la recherche pour les projets étudiants de a FSH

Faculté des sciences humaines de l’UQAM

Incontournable du domaine des sciences humaines et sociales, la Faculté des sciences humaines de l’UQAM propose des programmes d’études solidement ancrés tant sur le plan théorique qu’empirique. Elle offre un milieu universitaire dynamique, stimulant et inclusif propice à la réalisation de recherches novatrices, à la liberté intellectuelle et à la démocratisation des savoirs.

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